Allgemein

Project Information Retrieval System (PIRS) ist ein webbasiertes Dokumentenmanagementsystem, mit dem der Benutzer alle Informationen, Korrespondenz und Dokumente (z. B. Zeichnungen, technische Aufzeichnungen), die im Projektverlauf anfallen, verwalten, organisieren, verteilen und überwachen kann.

Hauptmerkmale

  • Erstellen, Anpassen und Verwalten von Projektkorrespondenzen, einschließlich E-Mails und Briefen

  • Dient als Kommunikationsplattform für alle projektbezogenen Aktivitäten

  • Speicherung aller Projektinformationen, z.B. Verträge, Spezifikationen, Zeitpläne oder Berichte und in der Lage, alle Überarbeitungen von Dokumenten zu verfolgen

  • Kontrollierte und zielgerichtete Verteilung aller im Projektverlauf erstellten und / oder überarbeiteten Dokumente

  • Überwachung, Nachverfolgung und Kontrolle des aktuellen Status von Zeichnungen und technischen Dokumenten / Aufzeichnungen (Workflows)

  • Vertrauliche Informationen auf Projekt-, Ordner- und Dokumentebene

  • Umfangreiche Such-, Filter- und Excel-Exportfunktionen

  • Personalisierungsoptionen für jeden Benutzer individuell, über persönliche Dashboards, Auswahl der bevorzugten Ordner und Ansichten und Integration verschiedener Mail-Konten.

Ziele

  • Vermeiden Sie die dezentrale Speicherung projektrelevanter Informationen, z. B. in einer persönlichen Mailbox oder auf einem lokalen Laufwerk

  • Die Verteilung sowie Aktualisierung der Projektinformationen soll über eine zentrale Datenbank erfolgen

  • Alle Projektinformationen und -dokumente sollten über den Browser Ihrer Wahl zugänglich sein, ohne dass andere Anwendungen oder Tools installiert werden müssen

  • Eine projektbasierte Ordnerstruktur sollte eine Verringerung des Dokumentenspeichers sowie ein einfaches Abrufen ermöglichen

  • Alle Dokumente sollten eine eindeutige Dokumentennummer haben, damit sie schneller und einfacher abgerufen werden können

  • Die Auswertung (Suchen, Sortieren, Kategorisieren) von Projektinformationen sollte optimiert werden

  • Alle Projektinformationen sowie Dokumente sollten unabhängig vom Standort eines Projektteammitglieds oder anderer Benutzer zugänglich sein und daher einen ständigen Informationsaustausch zwischen der Zentrale, verschiedenen Standorten (z. B. Baustellen) und Vertragspartnern ermöglichen.

Anstatt Papierkopien von Projektinformationen und -dokumenten in zentral gespeicherten Projektordnern abzulegen, diese per Fax oder Post an andere Projektmitglieder zu verteilen und damit automatisch einen weiteren dezentralen Informationsspeicher zu erstellen, können mit PIRS alle Informationen in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, in der auch Dokumente gespeichert werden Projektrelevante Informationen können in nur wenigen Schritten in einer einzigen Anwendung erstellt, aufgezeichnet, verteilt, überwacht und archiviert werden.

Darüber hinaus ermöglicht PIRS Benutzern, die über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen, den Zugriff auf die Datenbank, unabhängig von Standort, Land oder Unternehmen. Jedes Teammitglied kann gemäß seinen Zugriffsrechten alle Projektinformationen anzeigen, analysieren und bearbeiten.