Weiterleiten und Antworten

Innerhalb von PIRS können alle Korrespondenzdokumente weitergeleitet oder beantwortet werden.

Dokumente können jedoch weder weitergeleitet noch beantwortet werden, da der einzige Weg, sie zu verteilen, das Transmittal Slip ist. Um die intuitive Bedienung beider Funktionen zu ermöglichen, orientieren sich sowohl die Weiterleitungs- als auch die Antwortstruktur weitgehend an den bekannten Standards regulärer E-Mail-Anwendungen.

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, eine Nachricht weiterzuleiten. Die ersten und zweiten, die das ausgewählte Dokument entweder ohne oder mit Anhängen weiterleiten, spiegeln die Standardfunktionen der E-Mail-Anwendung wider, die in den bekannten E-Mail-Account-Lösungen enthalten sind, und werden daher an dieser Stelle nicht näher erläutert.

Neu ist jedoch die Möglichkeit, eine Korrespondenz per Dokumentenlink weiterzuleiten. Die Linkunktionen werden im Folgenden detailliert erläutert, da dies eine sehr praktische Funktionen von PIRS ist.

Sie können entweder das Korrespondenzdokument in der jeweiligen Ansicht auswählen und von dort aus den Weiterleitungsprozess starten oder das Dokument im Lese- oder Bearbeitungsmodus öffnen und die Weiterleitungsoption im Dokument selbst auswählen.

Im gezeigten Beispiel wurde ein Briefdokument im Lesemodus geöffnet und von dort aus der Weiterleitungsprozess gestartet. Nachdem Sie die dritte Weiterleitungsoption "Weiterleiten mit Link zum Dokument" ausgewählt haben, wird eine neues Korrespondenzdokument in einem neuen Reiter geöffnet. Hier können Sie alle Eingabeinformationen (z. B. Empfänger) eingeben, wie sie in einer normalen E-Mail üblich sind.

Im Textfeld wird eine Standardtext wie z.B. "Link zum Dokument …​" zusammen der Referenznummer, dem Titel und natürlich der Verlinkung zum Dokument eingefügt. Nachdem Sie die Empfänger ausgewählt haben, können Sie die E-Mail ohne weitere Verzögerung senden. Sie können jedoch auch eine zusätzliche Notiz in das Textfeld hinzufügen.

Im unten wiedergegebenen Beispiel wurde keine Notiz angefügt. Die E-Mail wird gemäß den eingegebenen Spezifikationen weitergeleitet.

Bitte beachten Sie, dass unabhängig davon, ob Sie eine Weiterleitung mit oder ohne Anhänge oder als Dokumentlink versenden, die Korrespondenz im Schriftverlauf des jeweiligen Originaldokuments aufgeführt wird. Die Korrespondenzkette jedes PIRS-Dokuments kann durch Klicken auf die Sprechblasen-Symbolanzeige in der Tabellenzeile geöffnet werden ( ).

Korrespondenzdokumente können auch mit verschiedenen Optionen beantwortet werden. Sie können entweder mit Verlauf, Verlauf und Anhängen oder erneut mit der Dokumentlink antworten. Diese Optionen sind ebenfalls an die der gängigen Mailanwendungen angelehnt. Die Antwort mit Link zum Dokument entspricht den oben für die Weiterleitungsoptionen beschriebenen Funktion. Mit der vierten Option werden weder der Verlauf noch die Anhänge des Originaldokuments in die Antwort einbezogen. Ähnlich wie bei den Weiterleitungsdokumenten werden alle Antworten in die Anzeige der Korrespondenzkette einbezogen.