PIRS bietet die Möglichkeit, Mails, die an das Projektpostfach gesendet werden, automatisch zu abzulegen.
Wie in den vorherigen Kapiteln beschrieben, kann in jedes PIRS-Projekt ein allgemeines Mail-Konto (z.B. zum Empfangen von projektspezifischen Mails oder für den Empfang von Rechnungen) integriert werden.
Für dieses Mailkonto können Sie auch Regeln für die automatische Ablage einrichten.
Mails, die in Ihrem Projektpostfach eingehen, können z.B. anhand des Betreffs, des Absenders oder des Inhalts der Mail in bestimmten Ordnern abgelegt werden.
Darüber hinaus können diese Regeln auch den Versand einer Benachrichtigung umfassen.
Wenn Sie also z.B. eine Regel einrichten, dass alle Mails, die im Betreff "Rechnung" enthalten, im Ordner "Rechnungen" abgelegt werden sollen und dann die Projektsekretärin informiert werden soll, kann die Mailregel alle diese Schritte abdecken.
Der Inhalt der Benachrichtigung kann natürlich von Ihnen definiert werden.
Die Benachrichtung könnte z.B. so aussehen:
Während des automatisierten Ablageprozesses erkennt PIRS, ob eine E-Mail, die abgelegt werden soll, eine Antwort auf eine von PIRS gesendete E-Mail ist oder nicht. Das heißt, wenn ein Externer auf eine von PIRS gesendete E-Mail antwortet, erkennt der Autofiling-Prozess den Link und legt die Mail entsprechend ab. Dies spiegelt sich auch in der dann vorhandenen Korrespondenzkette wider.
Bitte kontaktieren Sie Ihren PIRS Service Desk, um mehr zu erfahren und das PIRS-Autofiling zu aktivieren sowie einzurichten.