Verschlüsselte E-Mails

Ab Release 3.0 ist es möglich, E-Mails zu verschlüsseln, die von PIRS gesendet oder empfangen werden.

Der Standard für die Verschlüsselung von E-Mails ist "S/MIME". Wenn Sie eine verschlüsselte E-Mail versenden möchten, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass alle Beteiligten über eine S/MIME Public Key Infrastruktur verfügen. Es ist erforderlich, dass alle E-Mail-Empfänger S/MIME-Zertifikate besitzen und alle E-Mail-Clients S/MIME-Verschlüsselung unterstützen. Wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator oder wenden Sie sich an Ihren Projektleiter, um sicherzustellen, dass diese Anforderungen erfüllt werden.

Um eine von PIRS gesendete E-Mail zu verschlüsseln, verwendet das System den öffentlichen Schlüssel des/der Empfänger(s), der hierfür im Kontaktdatensatz im PIRS-Projektadressbuch hinterlegt sein muss.

Die Verschlüsselung erfolgt während des Sendevorgangs. Die in PIRS gespeicherte E-Mail wird nicht als verschlüsseltes Dokument abgelegt, da der Zugriff auf PIRS gesichert ist und alle PIRS-Benutzer in der Lage sein sollten, E-Mails zu lesen, auf die sie in PIRS Zugriff haben.

Sollte ein öffentlicher Schlüssel für einen oder mehrere Ihrer Empfänger nicht verfügbar sein, das heißt kein öffentlicher Schlüssel in ihrem PIRS-Kontakt verfügbar sein, wird die E-Mail für keinen der Empfänger verschlüsselt.

Um den öffentlichen Schlüssel Ihrer Empfänger zu speichern, öffnen Sie den jeweiligen Kontakt im PIRS-Adressbuch und wählen Sie die Option "mehr" in Ihrer Symbolleiste. Gehen Sie zu "Öffentliches Zertifikat" und klicken Sie auf "Datei anhängen…​". Sie können nun die öffentliche Schlüsseldatei des Empfängers von Ihrer lokalen Festplatte oder dem jeweiligen Server in Ihrer IT-Infrastruktur auswählen. Das Dateiformat muss mit einer ".cer"-Datei übereinstimmen.

Eine verschlüsselte E-Mail, die Sie in Ihrer persönlichen Mailbox erhalten, kann während des Importvorgangs in PIRS nicht entschlüsselt werden. Nur verschlüsselte E-Mails, die in Ihrem Projektpostfach empfangen werden, können während des Anmeldevorgangs entschlüsselt werden.

Daher müssen alle eingehenden verschlüsselten Mails an das offizielle Projekt-Postfach gesendet werden, da sie sonst nicht entschlüsselt werden können.

Während der Ablage wird die empfangene E-Mail mit dem privaten Schlüssel des Projekt-Postfachs entschlüsselt und anschließend unverschlüsselt in PIRS gespeichert.