Antwort auf gesendetes TS

Wie bereits erwähnt, haben Sie immer die Möglichkeit, interne und externe Bemerkungen und Kommentare zu einer oder mehreren Dokumentenrevisionen mit dem PIRS-Dateibetrachter oder durch Erstellen eines neuen PIRS-Kommentars zu speichern und zu dokumentieren. Darüber hinaus ist es auch möglich, E-Mails aus Ihrer persönlichen Mailbox oder Ihrer Projektmailbox als Kommentar zu einem oder mehreren Dokumenten hochzuladen.

Im Allgemeinen werden Dokumente in PIRS über einen PIRS Transmittal Slip verteilt, den Ihr Kunde als E-Mail erhält. Der Kunde wird voraussichtlich auf die empfangene Übertragung auch in Form einer E-Mail antworten, in der er seine Kommentare einbringt.

Um Zeit und Aufwand bei der manuellen Auswahl der Dokumente, auf die sich der Kommentar bezieht, zu sparen, bietet Ihnen PIRS die Möglichkeit, die erhaltene E-Mail nicht nur als Kommentar zu den betreffenden Dokumenten, sondern auch als Antwort auf den ursprünglich gesendeten Transmittal Slip (TS) zu erfassen.

Wenn Sie eine E-Mail als Antwort auf eine gesendete TS ablegen, werden alle Dokumente, die mit der TS versendet wurden, automatisch mit dem neuen Kommentar verknüpft. Außerdem erkennt PIRS während des Ablageprozesses, dass die archivierte Mail ein Kommentar sein muss, der auf dem ausgewählten TS basiert.

Wenn Sie also einen TS an einen Kunden gesendet haben und der Empfänger seine Kommentare in einer E-Mail gesendet hat, können Sie zunächst den TS in PIRS auswählen.

Klicken Sie dann auf die Aktion "E-Mail aus dem privaten Postfach als Antwort zum markierten Dokument ablegen". Sie können an dieser Stelle natürlich auch das Projektpostfach anstelle Ihres persönlichen eingeben. In beiden Fällen wird eine Verbindung zur Mailbox hergestellt.

Der folgende Anmeldevorgang ist derselbe wie bereits im vorherigen Kapitel beschrieben. PIRS wählt jedoch bereits den Korrespondenztyp "Comment" aus, so dass Sie die manuelle Auswahl nicht mehr benötigen. Darüber hinaus werden Sie feststellen, dass alle Dokumente, die mit dem ausgewählten TS gesendet wurden, für den neuen Kommentar vorselektiert werden. Zudem können Sie den Status jedes Dokuments einzeln oder für mehrere anpassen, so dass Sie den Kundenstatus direkt in jedem Dokument abbilden können. Vergleiche mit den folgenden Screenshots.

Status jedes Dokumentes kann einzeln anpasst werden: