Die Funktion "Erzeuge Datei aus Vorlage" ermöglicht es Ihnen, eine Excel- oder Word-Datei basierend auf Ihren Unternehmensvorlagen zu erstellen und diese mit Informationen aus Ihrem PIRS Dokument oder Ihrer PIRS Korrespondenz zu füllen. Wenn Sie z.B. ein Deckblatt für Ihr PIRS-Dokument erstellen müssen, kann dieses Funktion es automatisch auf der Grundlage der in Ihrem PIRS-Dokument gepflegten Metainformationen erstellen. Oder wenn Sie automatisch an Ihre Notice eine Behinderungsanzeige anhängen möchten, die dann bereits wichtige Daten basierend auf Empfänger und Sender enthält, können Sie eine Vorlage hierfür für Mails integrieren.
Um eine Datei basierend auf Ihrer Unternehmensvorlage zu erstellen, muss die Vorlage innerhalb der PIRS-Administration hinzugefügt werden. Um neue Vorlagen hinzuzufügen, wenden Sie sich bitte an Ihren Projektleiter oder den PIRS-Support.
Öffnen Sie das betreffende Dokument im Bearbeitungsmodus. Diese Funktion ist im Lesemodus nicht verfügbar.
Wählen Sie nun die Option "Erzeuge Datei aus Vorlage", gelistet als letzter Punkt unter den "mehr" Optionen.
Es wird Ihnen eine Liste der aktuell verfügbaren Vorlagen zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die richtige Vorlage aus und klicken Sie auf "OK". Basierend auf den Einstellungen der Vorlage wird die Word-, Excel- oder PDF-Datei erstellt und automatisch geöffnet.
Je nachdem, wie diese Funktion in Ihr Projekt integriert ist, hängt PIRS die erstellte Datei automatisch an Ihr PIRS-Dokument an.
Darüber hinaus ist es auch möglich, Dokumente auf Basis einer Suchanfrage zu exportieren. Um mehr über diese Option zu erfahren, wenden Sie sich bitte an Ihren PIRS Service Desk.