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Der Standard für die Verschlüsselung von E-Mails ist "S/MIME". Wenn Sie eine verschlüsselte Empfangs- E-Mail versenden möchten, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass alle Beteiligten über eine S/MIME Public Key Infrastruktur verfügen. Es ist erforderlich, dass alle E-Mail-Empfänger S/MIME-Zertifikate besitzen und alle E-Mail-Clients S/MIME-Verschlüsselung unterstützen. Wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator oder wenden Sie sich an Ihren Projektleiter, um sicherzustellen, dass diese Anforderungen erfüllt werden.

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Um eine von PIRS gesendete E-Mail zu verschlüsseln, verwendet das System den öffentlichen Schlüssel des/der Empfänger(s), der hierfür im /der Kontaktdatensatz (e) im PIRS-Projektadressbuch gespeichert hinterlegt sein muss.

Die Verschlüsselung erfolgt während des Sendevorgangs. Die in PIRS gespeicherte PIRS- E-Mail wird nicht als verschlüsseltes Dokument abgelegt, da der Zugriff auf PIRS gesichert ist und alle PIRS-Benutzer in der Lage sein sollten, E-Mails zu lesen, auf die sie in PIRS Zugriff haben.

Sollte ein öffentlicher Schlüssel für einen oder mehrere Ihrer Empfänger nicht verfügbar sein (, das heißt kein öffentlicher Schlüssel in ihrem PIRS-Kontakt gespeichert)verfügbar sein, wird die E-Mail für keinen der Empfänger verschlüsselt.

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Um den öffentlichen Schlüssel Ihrer Empfänger zu speichern, öffnen Sie den jeweiligen Kontakt im PIRS-Adressbuch und wählen Sie die Option Image Removed Option "mehr" in Ihrer Symbolleiste. Gehen Sie zu Image Removed "Öffentliches Zertifikat" und klicken Sie auf Image Removed"Datei anhängen...". Sie können nun die öffentliche Schlüsseldatei des Empfängers von Ihrer lokalen Festplatte oder dem jeweiligen Server in Ihrer IT-Infrastruktur auswählen. Das Dateiformat muss mit einer ".cer"-Datei übereinstimmen.

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Daher müssen alle eingehenden verschlüsselten Mails an die das offizielle Projekt-Postfach gesendet werden, da sie sonst nicht entschlüsselt werden können.

Während der Ablage wird die empfangene E-Mail mit dem privaten Schlüssel der des Projekt-Postfach Postfachs entschlüsselt und anschließend unverschlüsselt in PIRS gespeichert.

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