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In addition to the option to open and view files directly in your browser, the PIRS File Viewer available since PIRS release 3.0, offers to also annotated all types of office documents (word, excel, powerpointNeben der Möglichkeit, Dateien direkt im Browser zu öffnen und anzuzeigen, bietet der seit PIRS Release 3.0 verfügbare PIRS File Viewer auch die Möglichkeit, alle Arten von Office-Dokumenten (Word, Excel, Powerpoint, PDF,...) mit Anmerkungen zu versehen.Instead of opening a document in

a new tab in your browser, the PIRS File Viewer opens documents directly within your PIRS project. Furthermore, it offers several annotation and flag functions which will be introduced in detail belowAnstatt ein Dokument in einem neuen Tab in Ihrem Browser zu öffnen, öffnet der PIRS File Viewer Dokumente direkt in Ihrem PIRS-Projekt. Darüber hinaus bietet er verschiedene Annotations- und Flagfunktionen, die im Folgenden detailliert vorgestellt werden.

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Open Documents in PIRS File ViewerIn order to open

a document in the Um ein Dokument im PIRS File Viewer , you need to click the Open File ViewerImage Removed- symbol presented to you on the right hand side of an office file stored in PIRS. The File Viewer supports about 100 different file formats, most commonly used are PDF or picture formats such as PNG or GIF.

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If the File Viewer is activated for your PIRS project, the selected file will be opened within your PIRS project. Otherwise a new browsers tab will be used to display the file.

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There are three different sections within the file viewer.

  1. The first allows you to
    1. Image Removedopen the panel (Image Removed) where you can review or edit comments and annotations, view a thumbnail image of your document or access the outline
    2. zoom in or out or generally resize the display (Image Removed)
    3. switch to the hand tool which allows you to manually move the image around (Image Removed)
    4. or adjust the display of your document (Image Removed). Here you can choose for example to rotate the picture or in case the document has several pages display them side by side, continuously or separately.
  2. The second area within the tool bar offers several different annotation tools which will be explained in detail in the following table.
  3. The third area includes
    1. the option to switch to a full screen display or directly print the document (Image Removed)
    2. a search which allows you to enter a search term. Results will be displayed as soon as you start typing and can be adjusted by using several offered search criteria.

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Annotations, Comments and Flags

Following table lists all offered functions to include your comments and annotations within a file in PIRS. Made changes will be saved only after you have clicked save (Image Removed). Each annotation will display the name of the person that made the changes as well as the time it was made.

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Prior to making free hand annotations you can pick the color.

As soon as you finished the annotation, the item will appear within the panel on the left hand side.

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If you select the item in the panel and then right click on the marked annotation you are able to

  1. leave a comment, explaining the marking for your colleagues
  2. adjust the style (e.g. color, thickness, shape)
  3. delete it
  4. or link a page or URL

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Text tools:

  1. HighlightImage Removed
  2. Underline Image Removed
  3. Underline Squiggly Image Removed
  4. Strikeout Image Removed

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  1. To highlight a specific text passage select this symbol then mark the respective text by holding the left click of your mouse.

    You select the color of your highlight prior to highlighting. In addition you can change the style, leave a comment, delete it or include a link by selecting the respective item in the panel and then right clicking on it within the document.

  2. and
  3. You can underline or squiggly underline words or text fragments using these symbols. Simply mark the word or text you wish to underline with your mouse. Prior to marking the text you are able to select the color. As with all other annotations you are also able to change the style, add a comment, delete it or link a URL by selecting the item within your panel.
  4. Words or text elements can be crossed out using this symbol. Select the annotation, then mark the text passage you like to strike out. In addition you are also able to add comments to your strike-through in a message box that will open automatically.

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Shape Tools

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Within the shape tools you are able to pick between

  1. a Rectangle
  2. an Ellipse
  3. a Line
  4. an Arrow
  5. a Polyline
  6. a Polygon
  7. or a Cloud

For each shape you can select the color of its border and, if it offers it, its fill. In addition you can also select its opacity as well as the thickness.

As with all annotations, these style settings can be adjusted and supplemented afterwards by selecting the item within the panel.

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The Eraser can be used to delete made notations. To undo the deletion of notations use the keyboard combination (CTRL + Z or for German boards STRG + Z)

Keep in mind that this eraser is not going to erase elements within the document, but only made annotations.

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The signature tool allows you to either draw your signature or initials by hand. Type it with our keyboard or upload a digital image of it.

By selecting  the option "Save signature" you can save the image for later annotations.

The image you upload will be save with your profile, therefore only be available for your own use, not other PIRS users.

You can always delete, replace or add additional signatures to your profile.

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In order to enter text anywhere on your document select this symbol. Then left click the area within which you like to insert your text.

Enter your text within the box that appears. Color, thickness, text size as well as the box border and fill can be adjusted prior to selecting the area or afterwards by selecting the item within your panel.

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Select the comment symbol, then click on the area in the opened file you like to comment on.

A note symbol will appear and the comment box will open in your panel. Here you can add your notes. Then click save.

Should you wish to reply to a comment regardless who left it, you can use the reply feature within the panel.

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A callout is a special type of comment that allows you to point out a specific space or area on your document.

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Click on the spot you like to draw attention to. Then use the left click again in order to insert your comment. The selected spot and your comment box will be connected with an arrow.

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By clicking this symbol, you can temporarily upload an image to be included as stamp within your document.

First click the symbol, next click on the spot you would like to insert the image. Your explorer will be opened automatically, allowing you to select the file.

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The image will be included on your document and listed as annotation item in your panel. You can still move, edit and resize your stamp.

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Please be aware that a stamp is only uploaded temporarily and will not be stored for the next use.

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This tool offers a set of preset stamps for you to choose from. Once you select a stamp you can still move and resize the image right away.

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In addition, you can of course also select the item within the panel and further edit the stamp.

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Panel features

As mentioned above you are always able to select an annotation within the panel to change its style, add a comment, delete it or add a link to it. Simply select the item, the viewer will automatically jump to the annotation and mark it. Then right click the annotation to open the options underneath.

In order to remove an annotations, regardless whether your have already saved it or not, select the annotation item in your panel, then either click the delete key on your keyboard or open the options listed in the right corner of the item and select "Delete".

Besides the option to delete an annotation, you are also able to edit it.

Furthermore, you can set a status for the item that for example reflects your review result. Here you can choose between accepted, rejected, cancelled, completed and none.

Once you selected the status, it will be listed directly underneath the annotation within the panel. You can always edit or delete the status.

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Save and download annotated files

Once you have saved annotations for a file, two more symbols will appear within your document that are visible in edit as well as read mode (compare with screenshot).

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  • Click the first new symbol (Image Removed) in order to save the file together with all thus far made annotations a new PDF file. A small box will allow you to edit the file name. By default the original file name will be supplemented with "annotated" and the current date.

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The new PDF file will be added to the list of files within the document and can again be open and annotated in your file viewer if required.

The second symbol (Image Removed) enables you to download the original file including all made annotations. The file will be converted into PDF. All annotations of the downloaded PDF can still be edited using any common PDF editor

zu öffnen, müssen Sie auf das Open File ViewerImage AddedSymbol klicken, das Ihnen auf der rechten Seite einer in PIRS gespeicherten Office-Datei angezeigt wird. Der File Viewer unterstützt etwa 100 verschiedene Dateiformate, am häufigsten werden PDF oder Bildformate wie PNG oder GIF verwendet.

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Wenn der File Viewer für Ihr PIRS-Projekt aktiviert ist, wird die ausgewählte Datei innerhalb Ihres PIRS-Projekts geöffnet. Andernfalls wird ein neue Browsertab zur Anzeige der Datei verwendet.

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Die Navigationsleiste des File Viewers lässt sich in drei verschiedene Funktionsbereiche einteilen:

  1. Der erste Bereich ermöglicht Ihnen
    1. Image Addeddie Panel zu öffnen (Image Added), wo Sie Kommentare und Anmerkungen überprüfen oder bearbeiten, eine Miniaturansicht Ihres Dokuments anzeigen oder auf die Gliederung zugreifen können
    2. die Anzeige vergrößern oder verkleinern oder allgemein die prozentuale Größe der Anzeige anzupassen (Image Added)
    3. Ihr Bild manuell zu verschieben (Image Added)
    4. oder das Layout und die Art der Anzeige Ihres Dokuments anzupasen (Image Added). Hier können Sie z.B. wählen, ob Sie das Bild drehen oder, falls das Dokument mehrere Seiten hat, diese nebeneinander, kontinuierlich oder separat anzeigen lassen wollen.
  2. Der zweite Bereich innerhalb der Symbolleiste bietet mehrere verschiedene Werkzeuge für Anmerkungen und Markierung, die in der folgenden Tabelle ausführlich erläutert werden.
  3. Der dritte Bereich offeriert
    1. den Wechsel zwischen Vollbildanzeige und innerhalb des PIRS Tabs sowie die Option das Dokument direkt auszudrucken (Image Added)
    2. die Suche anhand eines Suchbegriffs. Ergebnisse werden geladen, sobald Sie mit der Eingabe beginnen, und können mit Hilfe mehrerer angebotener Suchkriterien angepasst und ergänzt werden.

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Anmerkungen, Kommentare und Markierungen

Die folgende Tabelle listet alle angebotenen Funktionen auf, um Ihre Kommentare, Anmerkungen und Markierungen innerhalb einer Datei in PIRS einzufügen. Die vorgenommenen Änderungen werden erst gespeichert, nachdem Sie auf Speichern geklickt haben (Image Added). Jede Anmerkung zeigt den Namen der Person an, die die Änderungen vorgenommen hat, sowie den Zeitpunkt, an dem sie gemacht wurden.

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SymbolKurzbeschreibungAusführliche Beschreibung

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Freihand Werkzeug

Bevor Sie Markierungen freihand zeichnen, können Sie die Farbe, Deckkraft und Dicke auswählen.

Sobald Sie die Markierung beendet haben, erscheint hierfür eine Position in der Panel auf der linken Seite.


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Wenn Sie nun die Position im Panel auswählen, haben Sie die Möglichkeit im Nachhinein

  1. noch ein Kommentar hinzuzufügen, das Ihren Kollegen die Markierung weiter erläutert
  2. den Stil anzupassen (z.B. Farbe, Dicke, Form)
  3. die Markierung zu löschen
  4. oder eine Seite oder URL zu verlinken


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Textwerkzeuge:

  1. HervorhebenImage Added
  2. Unterstreichen Image Added
  3. Gewellte Linie Image Added
  4. Durchstreichen Image Added
  1. Um eine bestimmte Textstelle zu markieren, wählen Sie dieses Symbol und markieren Sie dann den entsprechenden Text, indem Sie die linke Maustaste gedrückt halten.

    Bereits im Vorhinein wählen die Farbe Ihrer Hervorhebung. Darüber hinaus können Sie den Stil auch im Nachhinein ändern, einen Kommentar hinterlassen, die Markierung löschen oder einen Link einfügen, indem Sie das entsprechende Element im Panel markieren und dann innerhalb des Dokuments mit der rechten Maustaste anklicken.

  2. und
  3. Mit diesen Symbolen können Sie Wörter oder Textfragmente gerade oder gewellt unterstreichen. Markieren Sie einfach das Wort oder den Text, den Sie unterstreichen möchten, mit der Maus. Bevor Sie den Text markieren, können Sie die Farbe auswählen. Wie bei allen anderen Anmerkungen haben Sie auch hier die Möglichkeit im Nachhinein, den Stil zu ändern, einen Kommentar hinzuzufügen, ihn zu löschen oder eine URL zu verlinken, indem Sie das Element innerhalb Ihres Panels markieren.

  4. Mit diesem Symbol können Wörter oder Textelemente durchgestrichen werden. Wählen Sie das Werkzeug aus und markieren Sie dann die Textpassage, die Sie durchstreichen möchten mit der Maus. Zusätzlich haben Sie wie oben bereits beschrieben die Möglichkeit im Nachgang, Kommentare hinzuzufügen, den Stil anzupassen die Anmerkung zu löschen oder einen Link zu setzen.

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Formwerkzeuge



Bei den Formwerkzeugen haben sie die Wahl zwischen

  1. Rechteck Image Added
  2. Ellipse Image Added
  3. Linie Image Added
  4. Pfeil Image Added
  5. Linienzug Image Added
  6. Polygon Image Added
  7. Wolke Image Added

Image AddedFür jede Form können Sie die Farbe ihrer Umrandung und, falls sie die Form er hergibt, die Farbe der Füllung wählen. Darüber hinaus können Sie auch dessen Deckkraft sowie die Dicke auswählen.

Wie bei allen Anmerkungen können diese Stileinstellungen im Nachhinein angepasst und ergänzt werden, indem Sie das Element innerhalb der Tafel auswählen.

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Radiergummi

Der Radiergummi kann zum Löschen vorgenommener Markierungen und Anmerkungen verwendet werden. Um das Löschen von Markierungen wiederum rückgängig zu machen, verwenden Sie die Tastaturkombination STRG + Z.

Bitte bedenken Sie, dass dieser Radiergummi keine bestehenden Elemente innerhalb des Dokuments löscht, sondern nur die von PIRS Anwendern gemachten Anmerkungen auf dem Dokument.

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Unterschrift

Mit diesem Tool können Sie entweder Ihre Unterschrift oder Initialen von Hand zeichnen, diese mittels Tastatur eintippen und eine bestimmte Schriftart dafür wählen oder aber sie als ein digitales Bild hochlladen.

Wenn Sie die Option "Unterschrift speichern" wählen, können Sie das Bild für spätere Anmerkungen speichern. Wenn sie die Unterschrift nicht speichern steht sie Ihnen nur innerhalb der aktuellen Sitzung zur Verfügung.

Das Bild, das Sie hochladen, wird mit Ihrem Profil gespeichert und steht daher nur Ihnen selbst zur Verfügung, nicht anderen PIRS-Benutzern.


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Sie können Ihr Profil jederzeit löschen, ersetzen oder zusätzliche Signaturen hinzufügen.Image Added

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Freitext

Dieses Tool ermöglicht es Ihnen Text an einer beliebigen Stelle in Ihr Dokument einzufügen. Wählen Sie mit der linken Maustaste den Bereich aus, in den Sie Ihren Text einfügen möchten.

Geben Sie Ihren Text in das angezeigte Feld ein. Farbe, Dicke, Textgrösse, sowie der Rahmen und die Füllung des Kastens können vor der Auswahl des Bereichs oder auch nachträglich durch Auswahl des Elements innerhalb Ihres Panels angepasst werden.

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Kommentar

Wählen Sie das Kommentarsymbol und klicken Sie dann auf den Bereich in der geöffneten Datei, den Sie kommentieren möchten.

Ein Notiz-Symbol erscheint und das Kommentarfeld öffnet sich in Ihrem Panel. Hier können Sie Ihre Notizen hinzufügen. Klicken Sie dann auf Speichern.

Wenn Sie auf einen Kommentar antworten möchten, unabhängig davon, wer ihn hinterlassen hat, können Sie die Antwortfunktion innerhalb des Panels benutzen.


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Callout

Ein Callout ist eine besondere Art von Kommentar, der es Ihnen ermöglicht, auf einen bestimmten Bereich oder eine bestimmte Stelle in Ihrem Dokument hinzuweisen und diese zu kommentieren.

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Wählen Sie die Stelle aus, auf die Sie die Aufmerksamkeit lenken möchten. Klicken Sie dann erneut mit der linken Maustaste, um Ihren Kommentar einzufügen. Die ausgewählte Stelle und Ihr Kommentarfeld werden mit einem Pfeil verbunden.

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Stempel

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie vorübergehend ein Bild hochladen, das zum einfügen als Stempel in Ihr Dokument zur Verfügung steht.

Klicken Sie zuerst auf das Symbol und dann auf die Stelle, an der Sie das Bild einfügen möchten. Ihr Explorer wird automatisch geöffnet, so dass Sie die Datei auswählen können.

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Das Bild wird in Ihr Dokument eingefügt und als Eintrag in Ihrem Panel aufgeführt. Sie können Ihren Stempel immer noch verschieben, bearbeiten und in der Grösse verändern.


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Bitte bedenken Sie, dass ein Stempel nur vorübergehend hochgeladen wird und nicht für die nächste PIRS Sitzung gespeichert wird.

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Feste Stempel

Image AddedDieses Tool bietet Ihnen einen Satz Stempel zur Allgemeinen Verfügung an. Sobald Sie einen Stempel ausgewählt haben, können Sie das Bild immer noch verschieben und seine Größe auch direkt im Dokument anpassen.


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Darüber hinaus können Sie den Eintrag natürlich auch innerhalb des Panels auswählen und den Stempel im Nachhinein weiter bearbeiten.
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Panel Funktionen

Wie oben erwähnt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, eine Anmerkung innerhalb des Panels auszuwählen, um dessen Stil zu ändern, einen Kommentar hinzuzufügen, den Eintrag zu löschen oder mit einem Link zu ergänzen. Wählen Sie einfach das Element aus. Die Ansicht springt automatisch zu der Anmerkung und markiert sie. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Annotation im Dokument, um die darunter liegenden Optionen zu öffnen.

Um eine Anmerkung zu entfernen, unabhängig davon, ob Sie sie bereits gespeichert haben oder nicht, wählen Sie das Element in Ihrem Panel aus und klicken dann auf die Löschtaste Ihrer Tastatur. Alternative, können Sie auch die in der rechten Ecke des Elements aufgeführten Optionen öffnen und "Löschen" wählen.

Neben der Option, eine Anmerkung zu löschen, können Sie diese auch bearbeiten.

Darüber hinaus können Sie für die Annotation auch einen Status setzen, der zum Beispiel Ihr Überprüfungsergebnis widerspiegelt. Hier können Sie wählen zwischen angenommen, abgelehnt, abgebrochen, abgeschlossen und keiner.


Image AddedImage Added

Sobald Sie für sich einen Status ausgewählt haben, wird er direkt unter der Anmerkung innerhalb des Panels aufgelistet. Sie können den Status jederzeit bearbeiten oder löschen.

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Speichern und Herunterladen annotierter Dokumente

Sobald Sie Anmerkungen zu einer Datei sowie das PIRS Dokument selbst erneut gespeichert haben, erscheinen in Ihrem PIRS Meta-Dokument zwei weitere Symbole, die sowohl im Bearbeitungs- als auch im Lesemodus sichtbar sind (vgl. Screenshot).

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Klicken Sie auf das erste neue Symbol (Image Added), um die Datei zusammen mit allen bisher gemachten Anmerkungen als neue PDF-Datei zu speichern. In einem kleinen Kästchen können Sie den Dateinamen bearbeiten. Standardmäßig wird der ursprüngliche Dateiname mit "annotated" und dem aktuellen Datum ergänzt.

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Die neue PDF-Datei wird zur Liste Anhänge hinzugefügt und kann bei Bedarf wieder in Ihrem File Viewer geöffnet und weiter kommentiert werden.

Mit dem zweiten Symbol (Image Added) können Sie die Originaldatei inklusive aller vorgenommenen Anmerkungen herunterladen. Die Datei wird in PDF konvertiert. Alle Annotationen der heruntergeladenen PDF-Datei können weiterhin mit jedem gängigen PDF-Editor bearbeitet werden.