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Wie bereits erwähnt, bietet PIRS die Möglichkeit, jedes Raster innerhalb jeder Ansicht anzupassen, unabhängig davon, in welchem Bereich Sie sich gerade befinden. Das bedeutet, dass Sie Spalten hinzufügen oder entfernen und ihre Position innerhalb Ihres Gitters verschieben können. Alle Änderungen, die Sie innerhalb eines Korrespondenzrasters (z.B. "Alle Korrespondenzen") oder innerhalb eines Dokumentenrasters (z.B. "Alle Dokumente") vornehmen, werden in Ihren individuellen Einstellungen gespeichert. Daher werden alle Änderungen, die Sie innerhalb eines Korrespondenzrasters vornehmen, für alle anderen Korrespondenzraster gespeichert und für alle Ihre Sitzungen angezeigt. Mit dieser Funktion können Sie Ihre allgemeine Inhaltsanzeige an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Eine weitere von PIRS angebotene Funktion (die "Filter") ermöglicht es Ihnen, nach bestimmten Dokumenten oder Korrespondenzen zu suchen, indem Sie den Dateninhalt nach bestimmten Kriterien filtern. Für den Fall, dass Sie also eine Liste aller E-Mails, Kommentare und Übermittlungsbelege, die in den letzten 3 Monaten von Ihrem Unternehmen an den Kunden gesendet wurden, versenden müssen, bietet PIRS die Möglichkeit, die Daten innerhalb der Ansicht "Alle Korrespondenz" nach allen Suchkriterien zu filtern.

Klicken Sie auf den Pfeil in der Ecke der jeweiligen Spalte, nämlich Datum, Typ, Absender und Empfängercode. Für jede Spalte wird ein Auswahlfeld geöffnet, in dem die gewünschte Filteroption ausgewählt werden kann. Für die Spalte Datum kann eine Datumsspanne vor oder nach einem bestimmten Datum oder einem bestimmten Datum gewählt werden. Für unser Beispiel wäre die Zeitspanne die letzten 3 Monate. Als nächstes müssen wir den Filter der Typ-Spalte aktivieren und den Typ E-Mail, Comment und Transmittal Slip als Filter auswählen. Dann wählen wir den Absender- und Empfängercode, der zu unserem Firmen- und Kundencode passt. PIRS beginnt mit der Filterung des Inhalts, sobald die Filteroption ausgewählt ist. Sie finden jeden Schritt in den folgenden Bildern veranschaulicht.

Für bestimmte Spalten, z.B. Namensfelder, können Sie den Wert manuell eingeben. Dabei ist es möglich, den Wert nur teilweise einzugeben, die Anwendung erkennt auch Teilwörter. In beiden Fällen findet PIRS passende Einträge.

Um Ihnen die bestmöglichen Ergebnisse zu bieten, ohne die Leistung negativ zu beeinflussen, ist es notwendig, das Symbol * vor Wörtern oder Teilwörtern einzufügen, wenn es sich nicht um die ersten Buchstaben des gesuchten Wertes handelt. Angenommen, Sie möchten beispielsweise Einträge für eine bestimmte Person filtern, die diese Einträge erstellt hat, z.B. Erica Murphey. Wenn Sie in Ihrem Filter für die Spalte "Von" "Erica" eingeben, müssen Sie kein *-Symbol hinzufügen, da der gesuchte Wert mit "Erica" beginnt. Wenn Sie jedoch nach "Murphey" suchen möchten, müssen Sie " * " eingeben, bevor Sie mit der Eingabe von Murphey beginnen.

Seit PIRS Release 3.1. können Sie nach vorhandenen Anlagen filtern. Wenn Sie also z.B. wissen möchten, wie viele Dokumente derzeit keine technischen Zeichnungen beigefügt haben, können Sie für die Spaltenanhänge "Nein" wählen, wie im folgenden Screenshot dargestellt.

Alle Filter können einzeln oder alle in einem Zug deaktiviert werden. Sie können jeden Filter, den Sie separat eingestellt haben, löschen, indem Sie das Häkchen vom Filter entfernen. Wenn Sie alle Filter deaktivieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "mehr" in der Aktionsleiste und wählen Sie die Aktion "Filter entfernen".

Wenn Sie einen Ordner oder eine Ansicht schließen oder wieder öffnen, werden alle eingestellten Filter automatisch gelöscht. Wenn Sie diesen Ordner oder Filter das nächste Mal öffnen, sind alle zuvor eingestellten Filter nicht aktiv und der gesamte Inhalt des Ordners oder der Ansicht wird angezeigt. Die Ausnahme ist die Verwendung der Aktualisierungsaktion, die Ihnen in jedem Ordner und jeder Ansicht angeboten wird. Wenn Sie nach dem Setzen von Filtern auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken, ist Ihre Filterauswahl weiterhin gültig.

Speichern Sie Ihre Filter

Wenn Sie bestimmte Filterkombinationen regelmäßig verwenden und diese nicht jedes Mal manuell einstellen möchten, können Sie Filterkombinationen für PIRS-Korrespondenz sowie PIRS-Dokumente speichern.

Um Filterkombinationen zu speichern, gehen Sie in die Ansicht "Alle Korrespondenz" oder "Alle Dokumente" und wählen Sie die gewünschten Filter aus. Filterkombinationen können alle Meeting-Korrespondenz anzeigen, die von Erica Murphey an den Kunden gesendet wurde, oder im Falle von Dokumenten alle gültigen Dokumente, die an den Kunden gesendet wurden, aber noch keine Kommentare erhalten haben.

Erweitern Sie dann die Schaltfläche "mehr" und klicken Sie auf "Filter speichern".

Es öffnet sich ein neues kleines Fenster, in dem Sie einen Titel und eine Beschreibung Ihrer Filterkombination eingeben können, bevor Sie diese speichern.

Wenn Sie über die notwendigen Rechte verfügen, können Sie Filter erstellen und speichern, die für alle Teammitglieder verfügbar sind, indem Sie "Ja" zur öffentlichen Nutzung aktivieren, wie im Screenshot gezeigt. Sie können beliebig viele persönliche Filter für den regelmäßigen Gebrauch erstellen.

Um Filter zu öffnen, geben Sie in Ihrer PIRS-Navigation die unter "Views" aufgelistete Ansicht "Filter" ein. Hier finden Sie alle Ihre persönlich erstellten Filter sowie die für den öffentlichen Gebrauch erstellten Filter mit Titel und Beschreibung.

Sie können jederzeit Ihre eigenen Filter bearbeiten. Die Schaltfläche "Mehr" in der Filteransicht bietet die Möglichkeit, diese zu löschen, das Verlaufsprotokoll eines Filters einzusehen oder die Seite zu aktualisieren. Wenn viele Filter aufgelistet sind und Sie einen bestimmten Filter schnell finden müssen, haben Sie die Möglichkeit, Filter in der Ansicht "Filter" einzustellen.

Um einen Filter zu öffnen, doppelklicken Sie darauf und der Inhalt, der Ihren Filterkriterien entspricht, wird in einer neuen Registerkarte geöffnet.

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