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Wie im vorherigen Artikel beschrieben, können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten importieren und dabei alle erforderlichen Metainformationen berücksichtigen. Darüber hinaus können Sie für jedes importierte Dokument eine oder mehrere Dateien hinzufügen.

Wenn Sie beispielsweise eine Liste von PIRS Dokumenten importieren, die sich auf technische Zeichnungen beziehen und für einige oder alle Elemente bereits die entsprechende CAD- oder PDF-Datei haben, können Sie diese Dateien im Zuge des Importvorgangs mit hinterlegen.

Im Artikel Dokumente importieren haben wir bereits die Möglichkeit eingeführt, Dateien über einen FTP-Server hochzuladen. Der einfachere und bequemere Weg ist jedoch die Verwendung einer ZIP Datei.

Wie beim einfachen Dokumentenimport ohne Datei-Anhang, müssen Sie zunächst die Liste der Dokumente als Exceldatei erstellen. Dabei müssen alle Pflichtfelder berücksichtigt. Hier können Sie die im vorigen Kapitel hinterlegte Vorlage verwenden.
Fassen Sie im Folgenden die Dateien, die angehangen werden sollen in einer Zip-Datei zusammen. Fügen sie als nächstes den relativen Pfad jeder Datei zum jeweiligen Element in Ihrer Liste hinzu. Relativer Pfad ist der Pfad in Ihrer ZIP-Datei zu der betreffenden Datei. Wenn Ihre ZIP-Datei lediglich eine Liste von PDF-Dateien enthält, müssen Sie den Pfad "/dateiname.pdf" einfügen. Wenn Ihre ZIP-Datei mehrere Ordner enthält, lautet der Pfad möglicherweise "/ordner1/dateiname.pdf" (vergleiche mit den folgenden Screenshots).

Um den Import nun anzustoßen, wählen Sie die Option "Dokumente importieren (ZIP)", die Sie im Bereich "Neues Dokument" der Schaltfläche "Neu ..." finden. Beachten Sie das Beispiel im folgenden Screenshot.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Excel-Datei mit Ihrer Dokumentenliste hinterlegen können. Fügen Sie dann im unteren Bereich des Fensters  die vorbereitete ZIP-Datei hinzu, die die Dateien enthält, die Sie hochladen und an Ihre Dokumente anhängen möchten. Beachten Sie, dass Sie mehrere ZIP-Dateien hinzufügen können. Jede hochgeladene ZIP-Datei wird 24 Stunden lang in PIRS gespeichert. So können Sie mehrere Dokumentenlisten zu den Dateien in Ihrer ZIP-Datei importieren, ohne die ZIP-Datei jedes Mal hochladen zu müssen.


Bitte achten Sie darauf, dass eine ZIP-Datei ausgewählt ist. Hierzu setzen Sie einen Haken an die ZIP Datei, auf die Sie in Ihrem Import Excel Dokument verweisen.

Klicken Sie anschließend auf "Excel Datei analysieren". Im Folgenden Prozess stellt PIRS sicher, dass alle Pflichtfelder mit einem korrekten Wert aufgelistet sind und die Dateipfade korrekt hinterlegt sind.

Falls ein oder mehrere Elemente in Ihrer Liste nicht importiert werden können, werden Sie von PIRS informiert und es besteht die Möglichkeit, eine Excel-Datei mit Hinweisen herunterzuladen, in denen erläutert wird, warum der Import nicht möglich ist.

Sie können die Hinweise auswerten und das Excel-Dokument entsprechend anpassen. Nachdem alle Probleme behoben wurden, klicken Sie auf "Dokument(e) importieren", um den Vorgang abzuschließen. Alle importierten Dokumente können dann geöffnet, angezeigt und bearbeitet werden.

Für eine detailliertere Beschreibung des Analyseprozesses siehe auch Kapitel Dokumente importieren.

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