Das Ziel von PIRS ist es, ein Höchstmaß an Informationsdichte und -sicherheit zu gewährleisten. Alle projektrelevanten Informationen und Dokumente sollten einheitlich und lückenlos gespeichert werden. Alle Arbeitsabläufe und Prozesse dokumentiert, protokolliert und nachvollziehbar sein. PIRS folgt daher dem Prinzip des Soft-Delete.
Jede Korrespondenz oder jedes Dokument kann nur von seinem Ersteller (seinem Autor) gelöscht werden. Diejenigen Projektmitglieder, denen der Autor die notwendigen Zugriffsrechte erteilt hat oder die über Editorrechte verfügen, z.B. ein Projektleiter, können auch die betreffenden Dateien löschen (weitere Informationen zu den Zugriffsrechten finden Sie unter Zugriffsrechte anpassen).
Gelöschte PIRS-Einträge gehen nicht unwiederbringlich verloren oder werden aus der Datenbank entfernt, sondern gehen in einen Papierkorb, von dem aus sie wiederhergestellt werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Datei versehentlich gelöscht werden kann.
Um eine oder mehrere Dateien zu löschen, müssen Sie sie lediglich in der jeweiligen Ansicht (z.B. alle Korrespondenzen) oder im Ordner auswählen und dann auf das Löschsymbol klicken, das sich in den Optionen "mehr" in der Aktionsleiste der Ansicht befindet, wie im folgenden Bild dargestellt.
Sie werden nun gefragt, ob Sie die ausgewählten Dokumente wirklich löschen möchten, so dass Sie den Löschvorgang erneut überdenken und abbrechen können.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie die Dateien löschen möchten, prüft PIRS, ob Sie alle ausgewählten Dokumente entfernen dürfen oder nicht, und wenn Sie die erforderlichen Rechte besitzen, werden sie in den Papierkorb verschoben.
Neben der Möglichkeit, Dokumente und Korrespondenzen innerhalb einer Ansicht zu löschen, können Sie sie auch direkt entfernen, wenn Sie sie im Lesemodus geöffnet haben.
| Bitte beachten Sie, dass das Löschen nur im Lesemodus möglich ist. |
Wie im folgenden Screenshot gezeigt, können Sie von Ihnen gelöschte Einträge wiederherstellen. Wiederhergestellte Dateien werden wieder an ihren vorherigen Speicherort innerhalb der Ordnerstruktur verschoben.
Bitte beachten Sie, dass auch gelöschte Dateien ihre zuvor vergebene eindeutige Referenznummer behalten und diese daher nicht einer anderen Datei zugeordnet werden kann. Wenn es sehr wichtig ist, dass die fortlaufende Nummerierung nicht unterbrochen wird oder Lücken aufweist, sollten Sie sicherstellen, dass ein Entwurf eines Eintrags, der möglicherweise nicht verwendet wird oder der wahrscheinlich gelöscht wird, eine spezielle Nummer erhält.
