Zugriffsrechte anpassen

Wie Sie aus dem folgenden Bild ersehen können, gibt es drei verschiedene Stufen von Zugriffsrechten für PIRS-Anwender: Administratoren, Autoren und Leser.

Wie der Name schon sagt, dürfen Leser alle Dokumente lesen, die nicht ausdrücklich von ihren Autoren ausgeschlossen wurden. Autoren können neben allgemeinen Leserechten eigene Dokumente erstellen, ändern und löschen. Sie können auch Dokumente von anderen Autoren ändern und löschen, wenn der jeweilige Autor ihnen Autorenrechte eingeräumt hat. Schließlich können Administratoren sowohl ihre eigenen Dokumente als auch die anderer Projektmitglieder ändern und löschen.

In der Regel haben die meisten Anwender Autorenrechte. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Art von Zugriffsrechten Sie innerhalb eines Projekts haben, können Sie diese jederzeit in Ihren "Meine Einstellungen" überprüfen (weitere Informationen finden Sie im Kapitel Benutzereinstellungen und Anpassungen). Ihr individueller Zugriff auf eine bestimmte Datei kann auch über die Option "Zugriffsrechte anzeigen", in der Aktionsleiste unter "mehr" gelistet, bestimmt werden (weitere Informationen finden Sie im Kapitel Zeige Zugriffsrechte).

Bitte beachten Sie, dass in PIRS Projektadministratoren und globale Administratoren mit unterschiedlichen Zugriffsrechten ausgestattet sind, die es ihnen ermöglichen, Sie bei Ihrer täglichen Arbeit und Ihren gelegentlichen Herausforderungen zu unterstützen.

Jede Korrespondenz und jedes Dokument ist mit einem Reiter mit dem Titel "Zugriff" versehen. Hier können Sie jeder Zeit Zugriffsrechte zuweisen und festlegen.

Es gibt zwei verschiedene Einstellungen, die Sie vornehmen können.

Standardmäßig weist jede neu erstellte Datei allen Projektmitgliedern Leserrechte und niemandem außer Ihnen selbst Autorenrechte zu. Dadurch verhindert PIRS, dass Ihr Dokument von anderen außer Ihnen selbst verändert werden kann. Sie können jedoch die Einstellung ändern, um einerseits den Lesezugriff auf eine bestimmte Anzahl von Projektmitgliedern und/oder Kontaktgruppen zu beschränken und andererseits anderen Mitgliedern und/oder Gruppen innerhalb des Projekts das Recht zu geben, Ihr Dokument zu ändern.

Bitte beachten Sie, dass es möglich ist, dass Zugriffsrechte für Ordner vordefiniert werden können. In diesem Fall stehen Ihnen die standardmäßigen Auswahlmöglichkeiten nicht zur Verfügung oder sind eingeschränkt, da alle PIRS-Einträge, die in diesen Ordnern erstellt werden, die Zugriffsrechte von der Ordnerebene übernehmen.

Darüber hinaus sollten Sie beachten, dass Empfänger, die in einer Verteilerliste aufgeführt sind, nur dann auf das Dokument zugreifen können, wenn sie bereits über das Zugriffsrecht verfügen.