Für jedes Projekt gibt es bestimmte Aktionen, die immer wieder gleich ablaufen und daher in PIRS in gleicher Weise dokumentiert werden. Eine dieser Aktionen besteht z.B. darin, einen Transmittal Slip an Externe (z.B. Kunde) zu senden, um die Genehmigung eines oder mehrerer Dokumente zu beantragen.
Um Zeit zu sparen, bietet PIRS bereits die Verwendung von Textvorlagen an, die sich problemlos in eine E-Mail, Library Item, Letter, Comment oder Transmittal Slip integrieren lassen. Diese Funktion wird im Kapitel Vorlagen nutzen näher erläutert.
Mit vordefinierten Dokumentenaktionen bietet PIRS eine Funktion, mit dem Benutzer schnell einen Comment, einen Transmittal Slip, ein Library Item oder einen Brief (Letter) erstellen können, bei dem die meisten der erforderlichen Felder bereits von der Vorlage ausgefüllt wurden. So kann z.B. mit wenigen Klicks und ohne Texteingabe ein Transmittal Slip versendet werden, ein Brief erstellt oder ein Meeting Protokoll im Zuge eines Library Items aufgesetzt werden.
Im Folgenden wird die vordefinierte Dokumentaktion am Beispiel eine Transmittal Slips erläurtert.
Sie können auf diese Funktion sowohl aus einer Ansicht, als auch direkt aus dem Dokument heraus zugreifen.
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Beim Zugriff aus einer Ansicht, wählen Sie das/die Dokument(e) in Ihrer Ansicht aus, das/die Sie senden möchten und klicken Sie dann auf die Option "Vordefinierte Dokumentationen", die sie entweder unter der "mehr" Option in ihrer Aktionsleiste finden oder innerhalb der "New" - Optionen. Siehe folgende Screenshots:
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Wenn Sie auf Vorlagen direkt aus einem geöffneten Dokument zugreifen möchten, klicken Sie die "neue Korrespondenz" und wählen Sie die Option "Neue vordefinierte Dokumentenaktion". Diese Option wird Ihnen sowohl im Lese- als auch im Bearbeitungsmodus angeboten.
Unabhängig davon, ob sie die Aktion in einem Dokument oder einer Ansicht ausgewählt haben, wird Ihnen im Anschluss ein Auswahlfenster angezeigt.
Hier können Sie die Vorlage auswählen, die Sie verwenden möchten. Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt haben und "OK" geklickt haben, erstellt PIRS einen Transmittal Slip mit den vordefinierten Einstellungen für den Begleitbrief und die Anpassungen der Werte für die angehängten Dokumente.
Sie können das Transmittal Slip natürlich vor dem Versenden noch nach Bedarf anpassen, alle vordefinierten Werte ändern und auch weitere Dokumente hinzufügen oder entfernen.
Bitte beachten Sie, dass, wenn die von Ihnen ausgewählte Vorlage einen festgelegten Absender-/Empfängercode und/oder Ordner hat, der Ordner in dem Sie arbeiten und Ihr eigener Standard-Absendercode von den Werten der Vorlage überschrieben werden.
Falls diese Werte nicht durch die Vorlage definiert sind, werden Ihre Standardeinstellungen automatisch eingetragen. Wenn Sie daher eine vordefinierte Dokumentenaktion zum Senden eines Transmittal Slips oder eines Comments auswählen, achten Sie bitte besonders auf die Pflichtfelder Absendercode, Empfängercode und Ordner.
Wenn Sie zusätzliche Dokumente zu dem TS hinzufügen, das mit einer vordefinierten Dokumentenaktion erstellt wurde, werden alle vordefinierten Werte auch für die zusätzlichen Dokumente verwendet. Das markierte Dokument wurde nachträglich hinzugefügt. Die gleichen vordefinierten Einstellungen wurden übernommen.
Es können Vorlagen für Transmittal Slips, Kommentar (Comments), Briefe (Letter) und Library Items erstellt werden. Falls es eine Vorlage gibt, die Sie gerne haben möchten und die nicht aufgeführt ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Projektmanager oder Ihren PIRS-Support.