Alle eingehenden E-Mails, die projektbezogen sind, sollten archiviert werden. Dies verringert das Risiko von Informationsverlusten und Dokumentenverlusten und stellt sicher, dass auf alle Projektinformationen und -dokumentationen unabhängig von Zeit und Ort zentral zugegriffen werden kann, und das Projekt unabhängig von Mitarbeiterfluktuationen erfolgreich abgewickelt werden kann. Es wird daher dringend empfohlen, alle eingehenden Projekt-E-Mails abzulegen unabhängig davon, ob sie in einer privaten oder der Projekt-Mailbox eingehen.
Mit PIRS können Sie ein projektspezifisches Postfach verwalten. Es ist nicht erforderlich, mit einer Projektmailbox zu arbeiten, es kann sich jedoch als nützlich erweisen. Anstatt, dass Ihre Kunden oder Lieferanten ihre Nachrichten im Verlauf eines Projekts an verschiedene Empfänger richten müssen, können sie diese an eine allgemeine Projekt-E-Mail-Adresse senden.